Van kosten naar opbrengsten in openbare ruimte beheer

Organisatiemodel voor beheer: van strategie tot uitvoering

Het organisatiemodel dat ik gebruik geeft inzicht in drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Elk niveau werkt samen vanuit een solide basis van actuele, betrouwbare en complete data in het beheersysteem.

• Strategisch niveau: Hier leggen we de ambities vast in de omgevingsvisie en beleidsafspraken per asset.
• Tactisch niveau: Hier ontwikkelen we uitvoeringsprogramma’s, zoals beheer- en jaarplannen, en wordt het budget, de capaciteit en externe projecten bewaakt.
• Operationeel niveau: Dit niveau omvat de uitvoeringsprocessen waarin de plannen werkelijkheid worden.

Het IBVU-model

Elk operationeel proces (calamiteiten, Planmatig onderhoud, Projecten) verloopt in vier stappen: Inventarisatie, Besluitvorming, Voorbereiding en Uitvoering (IBVU). De eerste twee stappen richten zich op de ‘wat’ kant: wat hebben we en wat willen we (beheer). De laatste twee stappen richten zich op de ‘hoe’ kant: hoe plannen we dit en hoe wordt het uitgevoerd (uitvoering).

Met dit model kunnen we zowel op operationeel niveau effectief aansturen als op strategisch niveau rapporteren en resultaten beoordelen.

Data gedreven werken

De basis van dit model draait om het digitaal registreren van gegevens. Deze data is bedoeld om operationele processen te sturen. Data-gedreven werken betekent dat ik processen optimaliseer op basis van data-analyse en inzichten uit gegevens. Dit houdt in dat ik systematisch data verzamel, analyseer en gebruik om onderbouwde beslissingen te maken. Het is tenslotte aan de organisatie om tijdens de besluitvorming te beoordelen of het advies van de inspecteur wordt overgenomen. Zo kan een boom toch gesnoeid worden in plaats van vellen, omdat het een monumentale boom betreft waar meer investeringsbereidheid voor is. Dit betreft dan informatie die een inspecteur niet kan weten als hij/ zij buiten bij de boom staat.

De stap van ‘Besluitvorming’ is het moment om in regie te komen.

Het doel

Mijn doel is om processen efficiënter te maken, trends te herkennen, prestaties te verbeteren, en beter in te spelen op de behoeften van klanten of burgers. Door data centraal te stellen, kan ik proactief handelen en meer onderbouwde en objectieve keuzes maken.

Inrichten beheersystemen

Met jarenlange ervaring bij verschillende gemeenten ben ik bekend met diverse beheersystemen, zoals iAsset, GBIWorld en GeoVisia. Bij het inrichten van een beheersysteem spelen enkele cruciale aspecten een rol, waaronder begroten, plannen en het opstellen van paspoorten voor operationele processen. Een belangrijk uitgangspunt is hierbij: eenmalige inwinning en meervoudig gebruik van data. Om effectief met data te kunnen werken, is het essentieel dat deze actueel, betrouwbaar en compleet is. Naast de gegevensregistratie voor de uitvoering kunnen ook data nodig zijn voor vergunningaanvragen of informatieverstrekking, wat bij het opstellen van het paspoort in acht wordt genomen.

Een goed opgezet paspoort bevat:

  Algemene gegevens (zoals NAW-gegevens),
  Beheergegevens (meestal statisch),
  Inspectiegegevens voor veiligheid, onderhoud en conditie.

Geregistreerde gegevens

Alle geregistreerde gegevens dienen uniform te zijn en in lijn met de terminologie in beleids- en beheerdocumenten. Dit zorgt voor eenduidige en begrijpelijke rapportages. Daarnaast is het bij de inrichting van een paspoort essentieel dat er onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende inspectiesoorten. Zo kan de buitendienst visuele inspecties uitvoeren en registreren (schoon, heel en veilig), terwijl een externe partij objectieve gegevens vastlegt over veiligheid, onderhoud en conditie.

Ik heb uitgebreide ervaring met het opzetten van paspoorten, het inkopen van inspecties, en het begeleiden van inventarisatieprojecten binnen diverse beheersystemen.